Comment se créer un planning parfait ?

Un planning vous donne la liberté. Il n’est pas un outil qui vous restreint, mais plutôt la meilleure technique possible pour vous organiser et optimiser votre temps afin de faire tout ce que vous souhaitez.

Découvrez dans ce guide toutes les réponses et les conseils pour la création de planning parfait.

Qu’est-ce qu’un planning ?

Un planning est un outil de gestion de temps. Vous dressez la liste de vos activités et les accompagnez des dates et des heures auxquelles ils doivent être réalisés.

Le planning devient l’accessoire qui structure vos journées. Vous le regardez régulièrement pour vous assurer que vous le suivez ou connaître les prochaines tâches à réaliser.

Sans lui, un homme ou une femme qui réussit est perdu. C’est la meilleure preuve pour souligner son efficacité !

Quels sont les différents types de plannings ?

La plupart des gens ne pensent au planning que sous la forme du semainier. Il s’agit d’un comportement logique puisque de l’école au travail, nous fonctionnons mentalement sous la forme de 5 jours de travail, suivis de 2 jours de repos.

Cependant, les plannings peuvent être sur des durées différentes. Ainsi, il y a :

• Le planning quotidien
• Le planning hebdomadaire
• Le planning mensuel
• Le planning annuel…

Vous choisissez la période qui sied le plus à vos besoins. Une entreprise travaillant beaucoup à la période de Noël pourrait choisir de faire un planning spécifique à la période d’octobre à fin décembre.

Généralement, plus la plage est réduite, plus le planning entre dans les détails.

Avec un planning annuel, vous découpez vos activités sur la semaine ou la journée. Ainsi, vous indiquez que vous avez une journée de séminaire prévu le 2 septembre, une tournée commerciale du 9 au 15 et la réunion trimestrielle des associés le 28.

Cependant, sur un planning quotidien ou hebdomadaire, les créneaux alloués sont plus précis. Vous planifiez avec des blocs de 15 min à 1h. Par exemple, mon planning d’aujourd’hui est le suivant :

• 7h00 à 8h00 : réveil, promenade avec mes chiennes et petit-déjeuner
• 8h00 à 9h30 : rédaction de cette page
• 9h30 à 11h00 : facturation de fin de mois
• 11h00 à 11h45 : enregistrement d’une vidéo pour ma chaîne YouTube
• 11h45 à 13h00 : manger, promenade avec mes chiennes
• 13h00 à 14h30 : rédaction d’un article pour mon blog de voyage
• 14h30 à 15h15 : programmation de publications sur Instagram
• 15h15 à 16h15 : vélo et douche
• 16h15 à 16h45 : leçon d’espagnol
• 16h45 à 17h30 : recherche de programmes d’affiliation pour un nouveau projet
• 17h30 à 19h30 : manger, promenade avec mes chiennes, tâches liées à l’entretien de la maison
• 19h30 à 20h45 : lecture
• 20h45 à 22h15 : séries TV.

J’aime être à ce niveau de détails. Tout est prévu, mais les temps de pause étant un peu larges, cela me laisse le temps de passer un appel imprévu à ma femme ou d’écouter un podcast.

Pour commencer, vous pouvez uniquement faire un planning professionnel. Mais, je parie qu’une fois que vous aurez constaté l’efficacité d’une planification, vous aurez envie de le faire pour toute la journée et même pour vos jours de repos…

Pourquoi se créer des agendas est-il si important ?

Les plannings n’ont pas qu’une qualité. Sans toutes les nommer, je peux dire qu’ils favorisent :

• La gestion du temps : toutes vos tâches importantes sont prévues, vous évitez les « trous » dans votre agenda…
• La productivité : vous procrastinez moins et planifiez vos tâches de la façon la plus productive possible
• Un planning réellement en phase avec vos objectifs : sans un agenda centré sur vos objectifs, vous ne les atteignez jamais.
• Un suivi précis de votre temps : combien de personnes ne réalisent pas à quel point leur temps est gâché par des tâches peu rentables ?
• L’ajout de créneaux dédiés à vos passions et vos proches : trop de travailleurs se perdent et délaissent la famille et les joies du quotidien.
• La réduction du stress : quel bonheur d’avancer en toute quiétude !
• La flexibilité : quand un nouveau besoin se fait ressentir, vous savez ce que vous pouvez décaler ou non…

J’arrête la liste, mais elle pourrait faire le double ! Les quelques minutes passées sur un planning hebdomadaire procurent une multitude d’avantages.

Quelles sont les stratégies les plus connues pour faire ses plannings ?

Ne confondez pas le type de planning (quotidien, hebdomadaire, mensuel…) avec la stratégie. Beaucoup de systèmes de planification différents existent. Voici 4 exemples :

La méthode Time Blocking	Vous divisez votre emploi du temps en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques.
La méthode Eisenhower	Vous classez les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, en utilisant un quadrillage avec quatre catégories (important et urgent, important, mais non urgent, non important et urgent, non important et non urgent). Vous hiérarchisez les tâches et faites celles qui sont prioritaires.
La méthode GTD (Getting Things Done)	Imaginée par David Allen, cette stratégie repose sur cinq étapes : collecter, traiter, organiser, réviser et agir.
Le rétroplanning	Vous décidez la date de fin d’un projet. Vous dressez la liste des tâches à effectuer et attribuer une durée. Puis, vous planifiez en partant de la date de fin et en remontant le temps.

Le choix d’une méthode de planification dépend :

• De si le planning est conçu pour une personne, un entrepreneur un groupe ou une entreprise
• De la durée couverte par le planning
• Des objectifs poursuivis : un rétroplanning pour un gros projet est une bonne idée, mais vous n’allez pas le faire pour planifier vos journées de salariat.
• Du nombre d’intrants : si vous avez beaucoup de tâches qui s’ajoutent (ex : un métier comme le support), la méthode Eisenhower est pratique.
• Du type de tâches et de leurs fréquences
• De votre style de travail et de vos préférences…

Quels outils utiliser pour la création de plannings ?

Encore une fois, le choix ne manque pas.

Personnellement, je conçois mes plannings en suivant la méthode Time Blocking et me sers d’Excel. Je fais le planning de la semaine le week-end qui précède.

J’utilise également Google Agenda pour noter mes rendez-vous, mes vacances et mes événements ponctuels (ex : match de sport, théâtre, soirée chez des amis…).

Pour simplifier le listing, j’ai découpé les outils en plusieurs types :

• Les agendas traditionnels ou les carnets de notes
• Les applications de calendrier : Google Agenda, Microsoft Outlook, Apple Calendar…
• Les applications de gestion des tâches : Trello, Asana, Todoist, Wunderlist…
• Les outils de planifications de projet : Microsoft Project, GanttProject, TeamGantt…
• Les tableaux : Microsoft Excel, Google Sheets, Apple Numbers…
• Les outils et logiciels qui regroupent plusieurs fonctionnalités, comme le planning et les listes de tâches. Ces outils sont souvent payants, mais très pratiques.

A-t-on le droit de modifier son planning régulièrement ?

Un planning n’est pas figé. Pour autant, il ne doit pas être modifié à la moindre demande entrante.

Plus concrètement, un planning n’est pas un frein. Il vous aide. Si vous avez une opportunité comme deux places offertes pour un concert à voir avec votre femme, ce serait idiot de refuser, car la case de votre planning indique que c’est un créneau dédié à la lecture. Cet exemple est caricatural pour prouver mon point.

Il y a toutefois des situations plus complexes qui nécessitent de modifier votre planning comme :

• Professionnel : le remplacement d’un salarié malade, une panne de votre serveur, un prospect prometteur qui souhaite vous appeler avant de valider un devis…
• Personnel : un rendez-vous médical, une fuite d’eau, une invitation à un repas de famille…

L’avantage est quand une demande survient, vous savez exactement où vous pouvez la placer et où vous ne pouvez pas. De plus, vous connaissez le coût de la nouvelle opportunité. Dans mon exemple caricatural, vous comprenez qu’assister au concert « coûtera » seulement une séance de lecture. Quand les enjeux sont plus grands, pouvoir établir la conséquence de la nouvelle tâche en un coup d’œil est un atout énorme.

Un planning doit-il être précis ?

Oui ! Un planning trop précis n’est pas un problème, puisque si vous l’optimisez au mieux, il vous reste un peu de temps libre pour répondre aux imprévus.

En revanche, le planning imprécis est une source de procrastination. Les premiers mois où je faisais des plannings, je fonctionnais avec des blocs réservés à un projet. Mais au moment de m’atteler au bloc, je perdais toujours du temps à définir les tâches à faire pour le projet. Le mieux est donc d’indiquer des tâches précises.

Une autre erreur que je rencontre fréquemment est d’attribuer de larges créneaux indécis. Ainsi, la personne attribue tout son vendredi matin à « Administratif ». Or, il ne sait pas non plus par quoi commencer ou réalise qu’il a simplement 1h de tâches administratives. Une fois qu’il a terminé, il se retrouve à végéter et perd du temps précieux.

La vie est courte et le temps est ce que vous avez de plus important. Pour cette raison, se créer un planning est indispensable.